什么是ISO 16075-1：2016？

ISO 16075-1：2016是一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，可為數(shù)字格式的記錄管理提供準(zhǔn)則和建議。它著重于創(chuàng)建，存儲(chǔ)，檢索和保存數(shù)字記錄的原理，概念和過(guò)程。

ISO 16075-1：2016

的重要性越來(lái)越多的數(shù)字技術(shù)依賴數(shù)字技術(shù)，組織每天都會(huì)生成并獲得大量的數(shù)字記錄。這些記錄擁有需要有效管理的關(guān)鍵信息，以確保其真實(shí)性，可靠性和隨著時(shí)間的流逝。ISO 16075-1：2016幫助組織建立強(qiáng)大的記錄管理系統(tǒng)來(lái)滿足法律，監(jiān)管和業(yè)務(wù)需求。

關(guān)鍵原則和概念

ISO 16075-1：2016年強(qiáng)調(diào)了幾個(gè)關(guān)鍵管理數(shù)字記錄的原則和概念：

誠(chéng)信：組織必須確保數(shù)字記錄在整個(gè)生命周期中的準(zhǔn)確性，完整性和可靠性。這涉及實(shí)施控件以防止未經(jīng)授權(quán)的更改或刪除。

真實(shí)性：數(shù)字記錄必須是真實(shí)的，并且必須得到驗(yàn)證。組織應(yīng)建立流程以驗(yàn)證創(chuàng)建者的身份和內(nèi)容的完整性。

可用性：隨著時(shí)間的推移，記錄應(yīng)訪問(wèn)和可用，無(wú)論技術(shù)或軟件的變化如何。這需要仔細(xì)考慮文件格式，元數(shù)據(jù)和存儲(chǔ)策略。

數(shù)字記錄管理的過(guò)程

ISO 16075-1：2016概述了一種系統(tǒng)的管理數(shù)字記錄方法：

政策和程序：組織需要制定概述其數(shù)字記錄管理方法的政策和程序，包括角色和職責(zé)，標(biāo)準(zhǔn)和合規(guī)要求。

準(zhǔn)備和計(jì)劃：此步驟涉及評(píng)估組織的記錄保存要求，建立元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)并創(chuàng)建記錄清單。

創(chuàng)建和捕獲：應(yīng)以確保其完整性和真實(shí)性的方式創(chuàng)建和捕獲記錄。這包括捕獲元數(shù)據(jù)，管理版本以及應(yīng)用適當(dāng)?shù)陌踩刂啤?/p>

維護(hù)和使用：組織必須建立存儲(chǔ)，訪問(wèn)和使用數(shù)字記錄的過(guò)程。這包括管理權(quán)限，監(jiān)視文件格式以及確保記錄隨著時(shí)間的推移而保持可用。

處置和保存：最終，數(shù)字記錄將達(dá)到其生命周期的終結(jié)。ISO 16075-1：2016提供了有關(guān)組織如何處置不再具有業(yè)務(wù)或法律價(jià)值的記錄以及如何保留持久價(jià)值的記錄的指導(dǎo)。

遵守ISO 16075-1的指南和建議：2016年允許組織有效地管理其數(shù)字記錄，確保合規(guī)，降低風(fēng)險(xiǎn)并長(zhǎng)期保持可靠且易于訪問(wèn)的記錄。